När han var värd för programmet Sommar i P1 talade Sveriges nya förbundskapten i fotboll, Janne Andersson, om vikten av ordning och reda och tog som exempel hur noga han är med att spelarna i hans lag skall plocka upp tejpen från sina benskydd som de kastar på golvet. Kanske tycker många att en förbundskapten inte skall bry sig om sådana bagateller? Men det är dessa små detaljer som skapar ordning och reda och lägger grunden för en stabil organisation.

Även en bostadsrättsförenings förvaltning av sin fastighet och styrelsens förhållande till sina medlemmar börjar med disciplin samt ordning och reda. Medlemmarna skall veta att styrelsens arbete utgår från en fantasilös och strikt struktur, som ger styrelsen kontroll över föreningens verksamhet och medlemmarnas behov. Detaljerna kan tyckas ovidkommande i jämförelse med föreningens syfte att förvalta föreningens fastighet på ett sätt som skapar trygghet för medlemmarna i deras boende, ger dem bra service samt säkerställer ett bra och långsiktigt underhåll till så låga kostnader som möjligt. Här vill jag ta upp tre sådana ”detaljer” som lägger grunden för en stabil struktur och därmed en välskött bostadsrättsförening: behovet av protokoll, underhållsplan samt styrelsens ”dubbla” roll.

Behovet av protokoll
För att medlemmarna skall veta vilka beslut föreningen fattar skall alla beslut dokumenteras genom att protokoll förs på styrelsens möten. På grund av sin tystnadsplikt i vissa känsliga ärenden kan styrelsen inte alltid låta medlemmarna ta del av protokollen. Men om det börjar ”hetta till” är det viktigt att alla beslut finns dokumenterade. En medlem har rätt att ta del av styrelsebeslut som gäller honom själv. Om styrelsen inte kan lämna ut hela protokollet, skall medlemmen få ett utdrag ur protokollet.

En medlem, som kontaktade mig, tyckte att det var praktiskt att få tillstånd att bygga om sitt kök då han ”träffade ordföranden i trappuppgången som lovade honom att få bygga om köket”.  Men medlemmen riskerade att förlora cirka 300 000 kronor i sin investering i det nya köket, när styrelsen konstaterade att han måste riva sitt ombyggda kök på grund av att det inte fanns ett korrekt styrelsebeslut.

Styrelseordföranden ansvarar för hur styrelsen arbetar och skall se till att styrelsen väljer en sekreterare. Sekreteraren svarar för att styrelsens beslut och åtgärder dokumenteras i ett protokoll.

Om man är osäker på hur ett protokoll ska struktureras kan man till exempel rådfråga revisorn. Generellt gäller följande för att föra protokoll:
• Ett protokoll börjar med en formell anteckning
– om tid och plats för mötet eller
– hur mötet äger rum (om ledamöterna inte träffas), till exempel via Skype, e-post eller per telefon (”per capsulam”).
– vilka ledamöter som är närvarande
– om någon suppleant ersätter en ordinarie ledamot
– om en ledamot lämnat mötet innan det är slut.
• Det är inte nödvändigt att sekreteraren antecknar styrelsens diskussion i de olika ärendena men alla beslut skall tas med i protokollet.
• För att upprätthålla kontinuiteten är det bra om första punkten på dagordningen är en genomgång av föregående protokoll. På så sätt kan ledamöterna rapportera vad som hänt i de frågor som togs upp vid förra mötet samt anmäla eventuella synpunkter på protokollet från det tidigare mötet.

Brister i styrelsens protokoll kan medföra kostnader och därmed slöseri med medlemmarnas pengar.

Underhållsplan
Styrelsen måste ta ansvar inte bara för fastighetens underhåll utan även för den löpande förvaltningen. Trapphus skall städas, sopor hanteras, innergårdar skötas, grönområden vattnas och rensas från ogräs. Samtidigt skall styrelsen kontinuerligt hålla koll på fastighetens status och besluta om investeringar för framtiden. Beslut som kostar pengar är inte populära men nödvändiga. Styrelsen vill hålla sig väl med grannar och vänner i huset. Styrelseledamöterna vill att medlemmarna skall vara nöjda och inte klaga på deras sätt att sköta föreningen, vilket gör det svårt för dem att fatta långsiktiga och kostnadskrävande beslut.

Beslut om underhållsplan fattas av styrelsen men det finns ingenting som hindrar en styrelse att ta upp frågan till stämman. Underhållsplanen skall presenteras för medlemmarna för att förankra den, så att de förhoppningsvis bättre förstår behovet av underhåll. Styrelsen skall hela tiden revidera sin underhållsplan, som bör ha minst fyra olika tidsperspektiv, en plan för respektive ett år, fem år, tio år och tjugo år.

Om en förening inte fattar nödvändiga beslut om underhållet, riskerar den ökade kostnader, till exempel för att dess försäkringsbolag inte ersätter skador som orsakats av brister i underhållet. Detta kan drabba föreningen med ökade kostnader med höjda avgifter som följd. Jag har varit ordförande på stämmor som har röstat emot stambyte i föreningens fastighet, trots att stämman känt till att fastigheten i princip inte hade några intakta stammar kvar. En sådan förening får ingen ersättning från sitt försäkringsbolag för vattenskador utan får själv bekosta renoveringar som oftast uppgår till femsiffriga belopp.

Föreningens långivare brukar också vara intresserade av fastighetens underhållsplan för att förvissa sig om att underhållet inte eftersätts och därmed påverkar värdet på fastigheten negativt.

Styrelsens dubbla roller
Ett problem för en bostadsrättsförening är att styrelsens ledamöter har en dubbel roll. Å ena sidan är de medlemmar som har ett intresse av så låga boendekostnader som möjligt, dvs att verksamheten kostar så lite som möjligt. Å andra sidan har de ett ansvar som styrelseledamöter att bortse från sina egna intressen och beakta föreningens bästa. Styrelsen ansvarar för underhållet av fastigheten, vilket kräver stora ekonomiska resurser. Det handlar om investeringar som inte alltid gagnar medlemmarna genast men som på sikt ger en bättre fastighet. Många medlemmar är inte intresserade av ett långsiktigt perspektiv utan mer av att föreningen har en så låg avgift som möjligt. Med de låga avgifterna vill medlemmarna hålla nere sina egna boendekostnader och åstadkomma ett så högt värde på bostadsrätten som möjligt. I en sådan situation måste styrelsen ha kontroll och inte låta sig påverkas av sina personliga intressen. Det är styrelsen som har det formella ansvaret, inte stämman, för förvaltningen av fastigheten och får inte ge vika för önskemålet om en låg avgift till varje pris.

Genom att skapa kontroll med god protokollföring och en genomarbetad underhållsplan samtidigt som styrelsens medlemmar är medvetna om sina dubbla roller blir föreningen välskött. En väl skött bostadsrättsförening gynnar föreningens medlemmar med ett bra och stabilt värdet på fastigheten i allmänhet och dess bostadsrätter i synnerhet.

Jur kand Ylva Hintze, Prima Fastighetsjuridik, telefon 08-411 69 68. Ring gärna om ni har några frågor!